Verfahrensdokumentation: Was passiert, wenn sie fehlt?

Oft steht sie schon in der Prüfungsanordnung oder kommt mit der ersten E-Mail der Betriebsprüfung: Die Anforderung der Verfahrensdokumentation. In vielen Unternehmen beginnt genau dann die Suche. Wir zeigen Ihnen, worauf die Verfahrensdokumentation rechtlich beruht, was passiert, wenn sie fehlt, und warum sie das Bindeglied zwischen E-Rechnung, Kasse und elektronischen Entgeltunterlagen ist. Passend dazu finden Sie Folge 11 unseres Videoformats KSO kompakt – jetzt ansehen!

Eine gesetzliche Vorschrift mit der Überschrift „Verfahrensdokumentation" gibt es nicht. Die Anforderungen, die sie erfüllen soll, haben aber klare Anknüpfungspunkte in Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch. Die Finanzverwaltung konkretisiert sie in den GoBD für digitale Buchführungsprozesse als Verwaltungsanweisung. 

Wo steht die Verfahrensdokumentation im Gesetz? 

Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht zur Erstellung eines Dokuments mit der Bezeichnung „Verfahrensdokumentation" gibt es nicht. Die Anforderungen, die sie erfüllen soll, haben aber klare gesetzliche Anknüpfungspunkte. Die wichtigsten stehen in der Abgabenordnung: 

• § 145 Abs. 1 AO: Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass ein:e sachverständige:r Dritte:r sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. 

• § 146 Abs. 5 AO: Wer Bücher und Aufzeichnungen auf Datenträgern führt, muss sicherstellen, dass auch das dabei angewandte Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. 

• § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO: Aufzubewahren sind auch die zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen. 

Im Handelsrecht finden sich die gleichen Gedanken in den §§ 238, 239 Abs. 4 und 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB. Über § 140 AO gelten diese handelsrechtlichen Pflichten auch für die Besteuerung. 

Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff") sind eine Verwaltungsanweisung des BMF, in der die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation aus Sicht der Finanzverwaltung gebündelt und konkretisiert werden (vgl. BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl 2019 I S. 1269 , zuletzt geändert durch das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025, BStBl 2025 I S. 1502). Nach der Rz. 151 der GoBD ist eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation Pflicht für jedes DV-System. Hieraus müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen. Gemeint sind die Systeme, mit denen steuerlich relevante Daten verarbeitet werden. 

Als Verwaltungsanweisung binden die GoBD zwar die Finanzämter, nicht aber die Gerichte. Wie weit aus dem Gesetz eine eigenständige Pflicht zur Verfahrensdokumentation folgt, ist deshalb nicht abschließend geklärt. Das FG Düsseldorf hat 2023 im vorläufigen Rechtsschutz bei einer Ärztin mit Einnahmenüberschussrechnung keine solche gesetzliche Pflicht erkennen können (Beschluss vom 31.05.2023, 13 V 247/23 A (E)). Die gesetzlichen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Verfahren und Organisationsunterlagen gelten davon unabhängig, und genau diese erfüllt eine gute Verfahrensdokumentation. Auch der Berufsstand der Wirtschaftsprüfer:innen behandelt die Verfahrensdokumentation als Basiselement einer GoBD-Prüfung (IDW PH 9.860.4). Das ist keine Rechtsquelle, zeigt aber, wie zentral das Thema fachlich gesehen wird. 

Was passiert, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt? 

Nicht automatisch das Schlimmste. Die Finanzverwaltung stellt in der Rz. 155 der GoBD selbst klar: Solange die Buchführung trotzdem nachvollziehbar und nachprüfbar ist, führt eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation allein nicht zum Verwerfen der Buchführung. 

Die entscheidende Frage ist allerdings, wie die Nachvollziehbarkeit dann hergestellt werden kann. Ohne Dokumentation muss jeder Ablauf in der Prüfung einzeln erklärt werden, oft Jahre später und von Personen, die damals nicht zuständig waren. Gelingt das nicht, wird es kritisch: 

1. Vermutung der Richtigkeit: Eine ordnungsmäßige Buchführung ist nach § 158 Abs. 1 AO grundsätzlich der Besteuerung zugrunde zu legen.
2. Erschütterung: Diese Vermutung entfällt, soweit nach den Umständen des Einzelfalls Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden (§ 158 Abs. 2 Nr. 1 AO). Einzelne formelle Mängel reichen dafür nicht zwingend aus. Maßgeblich sind das Gesamtbild und das sachliche Gewicht der Mängel.
3. Schätzung: Lassen sich die Besteuerungsgrundlagen dann nicht mehr zuverlässig ermitteln, kann das Finanzamt nach § 162 AO schätzen. Wie weit eine Schätzung gehen darf, hängt vom Einzelfall ab. Eine Vollschätzung kommt nach dem Anwendungserlass zur AO nur in Betracht, wenn die Buchführung in wesentlichen Teilen unbrauchbar ist (s. AEAO zu § 158, Nr. 5). 

Kommen zu einer fehlenden Verfahrensdokumentation weitere Mängel hinzu, kann das Fehlen der Dokumentation im Gesamtbild einer Betriebsprüfung erheblich an Gewicht gewinnen. Umgekehrt gilt: Eine plausible Dokumentation kann in der Prüfung Zweifel ausräumen, bevor sie entstehen. Wenn also eine Verfahrensdokumentation fehlt, sind unmittelbare Strafen, z. B. im Sinne von Bußgeldern, gesetzlich nicht vorgesehen. Eine fehlende Verfahrensdokumentation bringt aber Risiken und Konsequenzen für die Nachvollziehbarkeit und Beweislast mit sich. 

Vorteile der Verfahrensdokumentation in der Praxis: Wenn die Dokumentation schützt 

Dass eine Verfahrensdokumentation nicht nur Pflicht, sondern Schutz sein kann, haben wir selbst erlebt. In einer Betriebsprüfung fehlten wegen eines technischen Problems Daten aus einem abgelösten System, und zwar über mehrere Wochen. Eine solche Lücke kann schnell Anlass für Hinzuschätzungen geben. 

Im konkreten Fall lagen jedoch eine plausible Verfahrensdokumentation gemäß GoBD und eine eigenständige Kassendokumentation vor. Die beschriebenen Abläufe passten zu den übrigen Gegebenheiten im Betrieb. Die Betriebsprüfung hat deshalb von Hinzuschätzungen abgesehen. Mehr dazu lesen Sie in unserem Erfahrungsbericht zur Verfahrensdokumentation. 

Dieses Praxisbeispiel zeigt zugleich einen oft unterschätzten Punkt: Bei einem Systemwechsel müssen die aufbewahrungspflichtigen Daten einschließlich der erforderlichen Meta- und Stammdaten über die gesamte Aufbewahrungsfrist prüfbar und auswertbar bleiben. Gelingt keine gleichwertige Übernahme ins neue System, muss gegebenenfalls auch das Altsystem weiter vorgehalten werden. Wie das sichergestellt ist, gehört ebenfalls in die Verfahrensdokumentation. 

Bewirtungskosten: Wo die Verfahrensdokumentation direkt ins Geld geht 

Wie konkret das Thema werden kann, zeigt die Bewirtung von Geschäftspartner:innen. Das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 (BStBl 2025 I S. 1938) regelt, wie Bewirtungsaufwendungen nachgewiesen werden. Es gilt für Bewirtungen ab dem 01.01.2025, für frühere Bewirtungen gilt weiterhin das Schreiben vom 30.06.2021. 

Für einen vollständig elektronischen Nachweis sind die Anforderungen nach dem BMF unter anderem dann erfüllt, wenn (auszugsweise): 

• der Eigenbeleg zeitnah elektronisch erstellt oder die Bewirtungsrechnung zeitnah elektronisch ergänzt wird, 

• das erstellte Dokument oder die Ergänzung vom / von der Steuerpflichtigen digital signiert oder genehmigt wird und die Zeitpunkte der Erstellung oder Ergänzung sowie der Signierung oder Genehmigung elektronisch aufgezeichnet werden, 

• Eigenbeleg und Rechnung elektronisch aufbewahrt und eindeutig miteinander verknüpft sind und 

• die GoBD eingehalten und die angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben sind. 

Fehlt diese Beschreibung, kann der Betriebsausgabenabzug gefährdet sein. Neu ist die Anforderung übrigens nicht: Sinngemäß stand sie bereits im Schreiben von 2021. Wer Bewirtungsbelege per App, Spesentool oder Scan erfasst, sollte den Ablauf deshalb ausdrücklich in der Verfahrensdokumentation abbilden.

Das Bindeglied: E-Rechnung, Kasse und Entgeltunterlagen 

Die Verfahrensdokumentation ist kein Einzelthema. Sie verbindet mehrere Pflichten, die Unternehmen derzeit ohnehin beschäftigen: 

• E-Rechnung: Nach den GoBD in der Fassung vom 14.07.2025 (BStBl 2025 I S. 1502) ist bei E-Rechnungen mindestens der strukturierte Teil unverändert im Originalformat aufzubewahren. In die Verfahrensdokumentation gehört, wie E-Rechnungen empfangen, geprüft, gebucht und archiviert werden. Wer elektronische Unterlagen konvertiert, muss den Konvertierungsprozess nach den GoBD nachvollziehbar dokumentieren. 

• Kasse: Bei elektronischen Kassensystemen zählen Programmier- und Einrichtungsunterlagen zu den aufbewahrungspflichtigen Organisationsunterlagen. Wer welche Änderungen vornehmen darf und was bei einem technischen Ausfall vorgesehen ist, sollte in der Verfahrensdokumentation nachvollziehbar dokumentiert sein. 

• Elektronische Entgeltunterlagen: Werden dem Arbeitgeber Dokumente nach § 8 Abs. 2 BVV in Papierform übermittelt, sind sie in ein elektronisches Format umzuwandeln. Die Originale sind nach § 9 Abs. 5 BVV bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung aufzubewahren, soweit nicht andere Vorschriften eine längere Aufbewahrung verlangen. Die Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung befreien zu lassen, endet am 31.12.2026. Auch dieser Digitalisierungsprozess sollte beschrieben sein. 

Jeder dieser Abläufe ist im Ernstfall nur so gut wie seine Beschreibung. 

Was in eine Verfahrensdokumentation gehört und wie sie aktuell bleibt 

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie aus einem Beleg eine Buchung wird: Wer erfasst was, mit welchem System, wer kontrolliert, und wie und wo werden Unterlagen aufbewahrt. Nach den GoBD besteht der Aufbau einer Verfahrensdokumentation in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation (GoBD, Rz. 153). Umfang und Detailtiefe richten sich nach der Komplexität des Unternehmens und der eingesetzten Systeme. 

Wichtig ist vor allem, dass sie gelebt wird. Für die gesamte Aufbewahrungsfrist muss nachweisbar sein, dass das beschriebene Verfahren dem tatsächlich eingesetzten entspricht. Ändert sich ein System oder ein Ablauf, wird die Dokumentation angepasst. Die Änderungen müssen historisch nachvollziehbar sein, etwa durch Versionierung mit Änderungshistorie (GoBD, Rz. 154). 

Wer eine rechtssichere Verfahrensdokumentation erstellen möchte, sollte für den Einstieg wie folgt vorgehen: 

1. Alle Systeme erfassen, in denen steuerlich relevante Daten entstehen oder gespeichert werden, von der Finanzbuchhaltung über Kasse und Warenwirtschaft bis zum Archiv.
2. Mit den Prozessen beginnen, bei denen das meiste Geld oder Bargeld im Spiel ist. 
3. Die Kontrollen beschreiben, die Fehler und Manipulationen verhindern sollen (Internes Kontrollsystem). 
4. Eine feste Zuständigkeit und einen Termin für die regelmäßige Überprüfung festlegen. 

Unsere Einschätzung zur Verfahrensdokumentation und den GoBD 

Die Verfahrensdokumentation ist kein Selbstzweck. Sie beschreibt, wie ein Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit in seinen tatsächlichen Abläufen umsetzt. Wer eine Verfahrensdokumentation erstellen lässt und pflegt, erleichtert nicht nur die Betriebsprüfung, sondern auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen, die Vertretung bei personellen Ausfällen und die Durchführung von Systemwechseln. 

Wenn eine Verfahrensdokumentation fehlt, führt das nicht automatisch zu Strafen oder Hinzuschätzungen. Ihr Fehlen kann aber die Nachweisführung im Rahmen einer Betriebsprüfung erheblich erschweren, und bei digitalen Bewirtungsbelegen kann sie unmittelbar über den Betriebsausgabenabzug mitentscheiden. 

Sie möchten wissen, wo Ihr Unternehmen steht? Wenden Sie sich bei Fragen an unseren Steuerberater Lars Rinkewitz. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Themenseite zur Verfahrensdokumentation.