Neuerungen im Arbeitsrecht 2025: Das ändert sich für Arbeitgeber:innen mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV bringt ab 1. Januar 2025 wichtige Änderungen im Arbeitsrecht: Arbeitsbedingungen, Verträge und Zeugnisse können nun in Textform oder elektronisch übermittelt werden. Arbeitgeber:innen profitieren von vereinfachten Prozessen, während Arbeitnehmer:innen flexiblere Antragsmöglichkeiten erhalten. Der Beitrag erläutert die Neuerungen und gibt Handlungsempfehlungen für Unternehmen zur rechtssicheren Umsetzung. 

Gesetzgebungsverfahren und Inkrafttreten

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) wurde am 26. September 2024 vom Bundestag beschlossen und erhielt am 18. Oktober 2024 die Zustimmung des Bundesrates. Ab dem 1. Januar 2025 treten wichtige arbeitsrechtliche Änderungen in Kraft, welche im folgenden Beitrag näher thematisiert werden. 

In zwei vorherigen Beiträgen wurden bereits die steuerlichen sowie rechtlichen Entlastungen für Unternehmen allgemein beleuchtet: Teil 1: Bürokratieentlastungsgesetz IV – steuerliche Entlastung für Unternehmen – ECOVIS KSO | Teil 2: Bürokratieentlastungsgesetz IV – rechtliche Entlastung für Unternehmen – ECOVIS KSO  

Wichtige Änderungen im Arbeitsrecht

Das BEG IV bringt für Arbeitgeber:innen lang ersehnte Erleichterungen mit sich. Insbesondere die Einführung der Textform als Alternative zur bisher verbreitet vorgeschriebenen Schriftform stellt eine zentrale Änderung durch das BEG IV dar.  

1. Arbeitsbedingungen in Textform
   Die im Nachweisgesetz festgelegten wesentlichen Arbeitsbedingungen können künftig in Textform abgefasst und auf elektronischem Wege an den:die Arbeitnehmer:in übermittelt werden. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass das Dokument für den:die Arbeitnehmer:in zugänglich ist sowie gespeichert und ausgedruckt werden kann. Zudem muss der:die Arbeitgeber:in den:die Arbeitnehmer:in zur Empfangsbestätigung auffordern. Die Option, Arbeitsbedingungen weiterhin in Schriftform zu verlangen, bleibt Arbeitnehmer:innen jedoch erhalten. Ausgenommen von den Formerleichterungen sind zudem bestimmte Branchen, wie das Personenbeförderungsgewerbe (§ 2a Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz). 
2. Arbeitsverträge und Änderungsverträge in Textform
   Arbeitsverträge sowie Änderungen von Arbeitsbedingungen können künftig auch in Textform abgeschlossen oder übermittelt werden. Ein schriftlicher Nachweis ist nicht erforderlich, wenn die vertraglichen Inhalte bereits in Textform vorliegen. Für Arbeitnehmer:innen besteht jedoch weiterhin die Möglichkeit, die Ausstellung eines schriftlichen Nachweises zu verlangen. Das Schriftformerfordernis bleibt im Sinne des § 14 Abs. 4 TzBfG für befristete Arbeitsverhältnisse bestehen.
3. Arbeitszeugnisse in elektronischer Form
   Zudem ist es zukünftig möglich, dass Arbeitgeber:innen Arbeitszeugnisse in elektronischer Form ausstellen können, sofern das Zeugnis mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wird. Praktisch könnte die klassische schriftliche Ausstellung jedoch weiterhin dominieren, da die Anforderungen an elektronische Signaturen zeit- und kostenintensiv sein können. Zudem besteht das Risiko, dass durch sogenannte „krumme Daten“ (unzulässige Rückschlüsse auf das Ausstellungsdatum) Missverständnisse entstehen.
4. Anträge auf Elternzeit und Teilzeit in Textform
   Arbeitnehmer:innen können Anträge auf Elternzeit oder Teilzeit ab dem neuen Jahr in Textform stellen. Arbeitgeber:innen ist es spiegelbildlich möglich, auf solche Anträge ebenfalls in Textform zu reagieren und eine mögliche Ablehnung auf diesem Weg zu begründen. Diese Neuerung dürfte den Umgang mit arbeitsrechtlichen Anträgen erleichtern und Prozesse beschleunigen.
5. Aushangpflichten: Digital statt physisch
   Informationen, die bisher physisch im Unternehmen ausgehängt werden mussten, können künftig elektronisch bereitgestellt werden. Voraussetzung dafür ist, dass alle Beschäftigten ungehinderten Zugang zu den Informationen haben, etwa über ein firmeneignes Intranet.
6. Formerweiterungen für Arbeitnehmerüberlassungsverträge
   Zukünftig wird mit der Änderung von § 12 Abs. 1 S. 1 AÜG das Schriftformerfordernis auch für Arbeitnehmerüberlassungsverträge zwischen Verleiher und Entleiher entfallen, sodass die Textform auch in diesem Bereich genügt. 

Erweiterte Arbeitgeberpflichten

Neben den Erleichterungen führt das BEG IV auch neue Pflichten für Arbeitgeber:innen ein. Gemäß § 16 Absatz 1 ArbZG müssen Arbeitgeber:innen ihren Beschäftigten eine Kopie des Arbeitszeitgesetzes, der geltenden Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie relevanter Rechtsverordnungen bereitstellen. Neu ist zudem, dass dies nicht mehr zwingend durch Aushang erfolgen muss. Die Bereitstellung kann über die betriebsübliche Informations- und Kommunikationstechnik, wie das Intranet, erfolgen, sofern alle Beschäftigten ungehinderten Zugang haben. Diese Regelung gilt auch für das Jugendarbeitsschutzgesetz, wonach Arbeitgeber:innen beispielsweise die Anschrift der Aufsichtsbehörde oder die Arbeitszeiten und Pausen von Jugendlichen elektronisch bereitstellen dürfen. 

Grund zur Einführung des BEG IV

Mit dem BEG IV wird das Ziel verfolgt, Bürokratie abzubauen und Arbeitsprozesse zu digitalisieren. Dadurch soll der Verwaltungsaufwand für Unternehmen reduziert und gleichzeitig die Flexibilität und Effizienz im Umgang mit Arbeitsverhältnissen erhöht werden. 

Wer profitiert von den Neuerungen im Arbeitsrecht?

Sowohl Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen profitieren von den Änderungen des BEG IV. Arbeitgeber:innen werden auf der einen Seite durch die vereinfachte Handhabung von Arbeitsverträgen und der Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu versenden, von bürokratischem Aufwand entlastet. Arbeitnehmer:innen profitieren auf der anderen Seite von einem einfacheren Zugang zu elektronischen Dokumenten sowie der Möglichkeit, Anträge auf Elternzeit oder Teilzeit per E-Mail zu stellen, was den Prozess beschleunigen dürfte. 

Handlungsbedarf für Unternehmen

Um die Änderungen des BEG IV rechtssicher umzusetzen, sollten Unternehmen ihre internen Prozesse bereits jetzt anpassen. Arbeitgeber:innen sollten auf sichere elektronische Kommunikationswege wie E-Mails mit Empfangsbestätigungen oder digitalen Signaturen setzen. Eine funktionierende digitale Plattform (z.B. Intranet) für Aushangpflichten und Dokumentationsverwaltung ist von essenzieller Bedeutung. Es ist zudem empfehlenswert, die Belegschaft über die neuen Möglichkeiten, wie etwa die digitale Bereitstellung von Informationen und die Textform für Anträge zu informieren. 

Unsere Einschätzung

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV bringt einen wichtigen Fortschritt für eine moderne, digitale Arbeitswelt. Arbeitgeber:innen profitieren von einer Vereinfachung administrativer Prozesse, während Arbeitnehmer:innen durch flexible Antragsmöglichkeiten und einen verbesserten Zugang zu elektronischen Dokumenten profitieren. 

Die erfolgreiche Umsetzung der Neuerungen setzt jedoch voraus, dass Unternehmen rechtzeitig technische Infrastrukturen schaffen und ihre Belegschaft umfassend informieren. Nur so können die Vorteile der Reform voll ausgeschöpft werden. Das BEG IV bietet damit eine Chance, bürokratische Abläufe effizienter und zukunftsfähig zu gestalten. 

Wenn Sie Fragen zu den Neuerungen des BEG IV haben, stehen wir von der ECOVIS KSO Ihnen gerne zur Verfügung – wir unterstützen Sie dabei, die Änderungen rechtssicher und effizient in Ihrem Unternehmen umzusetzen.