Dienstwagen in Vermögensverwaltenden Gesellschaften: Steuerliche Herausforderungen und Umsatzsteuerpflicht

Die Nutzung eines Dienstwagens in einer vermögensverwaltenden Gesellschaft birgt steuerliche Besonderheiten, insbesondere bei der Umsatzsteuer. Viele Mandant:innen fragen sich: Warum fällt bei der PKW-Überlassung an Mitarbeitende plötzlich Umsatzsteuer an, obwohl keine umsatzsteuerpflichtigen Umsätze erzielt werden? 

In diesem Beitrag klären wir die wichtigsten Fragen und geben praxisnahe Fallbeispiele, die Ihnen helfen, steuerliche Stolpersteine zu vermeiden.

1. Welche Steuern fallen bei der Nutzung eines Dienstwagens an?

Unter einem Firmenwagen oder auch Dienstwagen versteht man ein Kraftfahrzeug, welches Arbeitgeber:innen erwerben und den Arbeitnehmer:innen zur Nutzung überlassen: 

Dürfen mit dem Firmenwagen ausschließlich beruflich veranlasste Fahrten durchgeführt werden, so stellen die anfallenden Kosten, die im Zusammenhang mit dem Firmenwagen stehen, abzugsfähige Betriebsausgaben dar. Des Weiteren liegt dann auch kein (lohn- bzw. einkommensteuerpflichtiger und auch kein umsatzsteuerpflichtiger) Sachbezug zu. 

In den meisten Fällen wird Arbeitnehmer:innen jedoch gestattet, den Dienstwagen auch für Privatfahrten zu nutzen. Die private Nutzung eines Dienstwagens innerhalb einer vermögensverwaltenden Gesellschaft ist sowohl einkommensteuerlich als auch umsatzsteuerlich relevant. Grundsätzlich entstehen durch die private Nutzung eines Firmenwagens zwei steuerliche Konsequenzen: Zum einen muss die private Nutzung als geldwerter Vorteil im Rahmen der Lohn- bzw. Einkommenssteuer versteuert werden, zum anderen wird eine umsatzsteuerliche Nutzung unterstellt. Dies betrifft besonders vermögensverwaltende Gesellschaften, die in der Regel keine umsatzsteuerpflichtigen Umsätze generieren.

2. Dienstwagenversteuerung: Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung?

Für die Besteuerung des geldwerten Vorteils haben Sie als Unternehmer zwei Optionen: die Fahrtenbuchmethode oder die 1-Prozent-Regelung. Bei der sogenannten 1-Prozent-Regelung wird pauschal ein bestimmter Prozentsatz des Bruttolistenpreises des PKW pro Monat als privater Nutzungsvorteil angesetzt. In der Vergangenheit war dies typischer 1 % des Bruttolistenpreises. Bei Hybridfahrzeugen bzw. Elektrofahrzeugen ist der Bruttolistenpreis nicht in voller Höhe anzusetzen. Für Zwecke der Einkommensteuer bzw. Lohnsteuer wird bei Elektro- und Hybridelektrofahrzeugen unter bestimmten Voraussetzungen der Bruttolistenpreis gemindert, insbesondere nur zur Hälfte oder nur zu einem Viertel angesetzt. Es handelt sich hierbei um eine ertragsteuerliche Regelung zur Steigerung der Elektromobilität. Die 1-Prozent Regelung ist unkompliziert, jedoch oft nachteilig bei hochpreisigen Fahrzeugen oder geringer Privatnutzung. Das Fahrtenbuch ist dagegen detaillierter und deutlich (zeit-)aufwendiger, kann aber insbesondere bei überwiegend beruflicher Nutzung des Fahrzeugs steuerlich günstiger sein.

3. PKW-Überlassung an Mitarbeiter:innen: Umsatzsteuerpflicht trotz umsatzsteuerfreier Ausgangsumsätze?

Viele vermögensverwaltende Gesellschaften sind entweder nicht unternehmerisch tätig oder generieren nur umsatzsteuerfreie Umsätze, beispielsweise Erzielung von Dividenden aus Beteiligungen oder Erträge aus der Vermietung und Verpachtung von Immobilien. Dennoch fällt bei der Überlassung eines Firmenwagens an Mitarbeitende plötzlich Umsatzsteuer an. Das liegt daran, dass die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung eines PKWs an Mitarbeitende für private Zwecke als umsatzsteuerpflichtige Leistung angesehen wird und dadurch die Gesellschaft zum Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetz (UStG) wird. Dies betrifft auch Gesellschaften, die eigentlich keine umsatzsteuerpflichtigen Leistungen erbringen. Für die Umsatzsteuer wird dann der Sachbezug angesetzt, und der Unternehmer muss diese entsprechend versteuern. Für umsatzsteuerliche Zwecke sind die Sonderregelungen für Elektro- und Hybridelektrofahrzeuge nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 1 bis 5 EStG, wonach unter bestimmten Voraussetzungen der Bruttolistenpreis gemindert, insbes. nur zur Hälfte oder nur zu einem Viertel angesetzt wird, nicht anzuwenden.

4. Fallbeispiel: Vermögensverwaltende GmbH und PKW-Nutzung

Ein typisches Beispiel: Eine vermögensverwaltende GmbH verwaltet mehrere Mietimmobilien für private Wohnzecke und erzielt damit umsatzsteuerfreie Einnahmen. Der/Die Geschäftsführer:in nutzen den Firmenwagen auch privat. Da die GmbH den Wagen überwiegend geschäftlich nutzt, wird für die private Nutzung die 1-Prozent-Regelung angewandt. Obwohl die Gesellschaft keine umsatzsteuerpflichtigen Umsätze hat, muss sie für die private PKW-Nutzung des/r Geschäftsführer:in Umsatzsteuer zahlen, da der PKW als Sachbezug gilt.

5. Warum kann die Umsatzsteuer ein Problem darstellen?

Die Umsatzsteuer wird auf die private Nutzung des Dienstwagens erhoben, weil diese als entgeltliche Leistung behandelt wird. Das gilt unabhängig davon, ob die Gesellschaft ansonsten umsatzsteuerpflichtige Umsätze erzielt. Dies kann problematisch sein, wenn die Gesellschaft keinen oder nur eingeschränkten Vorsteuerabzug hat, da sie durch die private PKW-Nutzung plötzlich Umsatzsteuer abführen muss, ohne den vollen Vorsteuerabzug geltend machen zu können.  

Bei der Firmenwagenüberlassung für private Zwecke handelt es sich um eine zusätzliche Vergütung für geleistete Dienste, welche nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG umsatzsteuerbar und umsatzsteuerpflichtig ist. Da die Fahrzeuge bei Vermögensverwaltenden Gesellschaften im Übrigen zur Ausführung nicht umsatzsteuerbarer oder umsatzsteuerfreier Tätigkeiten verwendet werden, sind die Vorsteuern aus der Anschaffung und dem laufenden Unterhalt der Fahrzeuge nach § 15 Abs. 4 UStG in einen abziehbaren und einen nicht abziehbaren Anteil aufzuteilen.  

Die Quote der abziehbaren Vorsteuern richtet sich regelmäßig nach dem Verhältnis der gefahrenen Kilometer. Die dafür erforderlichen Aufzeichnungen liegen bei den vermögensverwaltenden Gesellschaften jedoch oft nicht vor, weil diese den geldwerten Vorteil aus der Firmenwagenüberlassung weit überwiegend nach Abschnitt 31 Abs. 9 Nr. 1 LStR pauschal mit der 1 %-Methode ermitteln und diese Werte aus Vereinfachungsgründen auch für die Umsatzbesteuerung der Sachzuwendungen übernehmen.  

Unsere Einschätzung

Die Nutzung eines Firmenwagens durch Mitarbeiter:innen in einer vermögensverwaltenden Gesellschaft birgt sowohl einkommensteuerliche als auch umsatzsteuerliche Herausforderungen. Besonders die unentgeltliche Nutzung eines Fahrzeugs führt häufig zu einer Umsatzsteuerpflicht, auch wenn die Gesellschaft sonst keine umsatzsteuerpflichtigen Leistungen erbringt.  

Wir empfehlen Ihnen, die unterschiedlichen Versteuerungsmethoden (1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch) gründlich zu prüfen und im Einzelfall zu entscheiden, welche Variante steuerlich günstiger ist. Für eine individuelle Einschätzung stehen Ihnen Steuerberater Marcus Sauer und Rechtsanwalt Sebastian Raphael Vogt zur Verfügung.