Kassenführung bei Bareinnahmen zum Beispiel für IGEL-Leistungen: Was Ärzt:innen steuerlich beachten müssen

Viele Arztpraxen bieten sogenannte individuelle Gesundheitsleistungen (IGEL) an, die von den Patient:innen selbst bezahlt werden – oft auch in bar. Was auf den ersten Blick nach einer einfachen Abrechnung aussieht, kann aus steuerlicher Sicht jedoch zu einem echten Stolperstein werden. Denn wer Bareinnahmen erzielt, muss besondere Anforderungen an die Kassenführung beachten.

In diesem Beitrag erklären wir, welche Pflichten gelten, worauf Sie achten sollten – und warum es oft sinnvoll ist, ganz auf Bargeld zu verzichten. 

Live-Webinar mit Steuerberater Lars Rinkewitz

Kassenführung bei Bareinnahmen für Ärzt:innen und Heilberufler:innen – Ihre steuerlichen Pflichten und unsere Empfehlungen

Wie dokumentieren Sie Bareinnahmen korrekt? Was gilt für Arztpraxen ohne Buchführungspflicht? Und warum kann es sinnvoll sein, ganz auf Bargeld zu verzichten? In unserem kostenfreien Webinar gibt Steuerberater Lars Rinkewitz praxisnahe Antworten und zeigt, wie Sie Ihre Kassenprozesse rechtssicher und effizient gestalten – inklusive Tipps zu Software, Verfahrensdokumentation und TSE-Pflicht ab 2025.

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🕐 Uhrzeit: 15:00 – 16:00 MESZ
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Keine Buchführungspflicht – aber trotzdem Pflichten

Wenn Sie Ihren Gewinn im Rahmen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln, sind Sie grundsätzlich nicht buchführungspflichtig. Es gibt also kein „klassisches“ Kassenkonto wie bei bilanzierenden Unternehmen, und auch ein Kassenbuch ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Die Bareinnahmen fließen direkt ins Privatvermögen. 

Aber: Auch als EÜR-Praxis unterliegen Sie den allgemeinen Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung (AO), insbesondere der Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 AO. Das bedeutet: Jede einzelne Bareinnahme – auch IGEL-Leistungen – muss vollständig, richtig, zeitnah und nachvollziehbar dokumentiert werden. 

Einzelaufzeichnungspflicht auch für IGEL-Leistungen

Ein weit verbreiteter Irrtum: Die Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht bei sogenannten „Kassenumsätzen gegen Jedermann“ (wie im Einzelhandel) gilt nicht für Arztpraxen. IGEL-Leistungen sind immer personenbezogen und damit einzeln aufzeichnungspflichtig. 

Die Finanzverwaltung und auch der Bundesfinanzhof (BFH) stellen klar: Wer regelmäßig Bareinnahmen erzielt, muss diese täglich und einzeln erfassen – etwa in einem Kassenbuch oder durch fortlaufende Kassenberichte. Lücken, Nachlässigkeiten oder pauschale Tagessummen können schnell zu steuerlichen Hinzuschätzungen führen. 

So gestalten Sie Ihre Kassenführung sicher

Auch wenn kein Kassenbuch im engeren Sinne gesetzlich vorgeschrieben ist, empfehlen wir Ihnen dringend, ein solches freiwillig zu führen – und zwar korrekt und lückenlos. Das schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern schützt auch vor unangenehmen Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt. 

Folgende Punkte sollten Sie dabei beachten: 

• Tägliche, chronologische Erfassung jeder Bareinnahme mit: 
• Datum 
• Bezug zur Patientin / zum Patienten 
• Leistungsbeschreibung 
• Betrag 
• fortlaufender Nummerierung 
• Anfangs- und Endbestand
• Einsatz einer digitalen Kassenlösung, etwa über Ihre Praxissoftware oder DATEV Kassenbuch online, um die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) zu erfüllen. 
• Verfahrensdokumentation, in der Sie Ihr Kassensystem, Abläufe, Zuständigkeiten, Datenexport, Datensicherung und Notfallprozesse (z. B. Systemausfall) klar beschreiben. 
• Pflicht zur TSE-Ausstattung (Technische Sicherheitseinrichtung): Falls Sie ein elektronisches Kassensystem oder ein Faktura-/Abrechnungssystem mit Kassenanbindung nutzen, ist ab dem 1.1.2025 eine zertifizierte TSE vorgeschrieben – ebenso wie die Meldung an die Finanzverwaltung. Entscheidend ist bereits, ob technisch die Möglichkeit zur Verbindung besteht – auch wenn Sie diese nicht nutzen. Klären Sie dies unbedingt mit Ihrem Softwareanbieter. Mehr dazu finden Sie hier. 

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Unsere Beratungsempfehlung: Bargeld vermeiden

Sofern es Ihr Praxisalltag zulässt, empfehlen wir Ihnen, möglichst vollständig auf Barzahlungen zu verzichten. Elektronische Zahlverfahren wie: 

• girocard (EC-Karte) 
• Kreditkarte 
• Apple Pay / Google Pay 
• PayPal 
• Überweisung nach Rechnungsstellung 

sind nicht nur komfortabler, sondern auch automatisch dokumentiert – was Ihre Kassenführung deutlich vereinfacht. Wer ausschließlich bargeldlos arbeitet, benötigt kein Kassenbuch und reduziert das Risiko fehlerhafter Aufzeichnungen erheblich. 

Unsere Einschätzung

Die Kassenführung bei IGEL-Leistungen ist ein Thema, das viele Ärzt:innen unterschätzen. Die gute Nachricht: Mit klaren Strukturen und dem richtigen System lassen sich alle Anforderungen gut erfüllen – oder durch Verzicht auf Bargeld sogar vermeiden. Besonders bei häufigen Barumsätzen ist ein freiwilliges, professionell geführtes Kassenbuch der beste Schutz vor Ärger mit dem Finanzamt. Noch einfacher und sicherer ist jedoch der Weg in die bargeldlose Zukunft: Wer konsequent auf digitale Zahlungen umstellt, spart nicht nur Zeit und Aufwand, sondern handelt auch steuerlich auf der sicheren Seite. Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Kassenprozesse rechtssicher zu gestalten – wenden Sie sich an unseren Steuerberater Lars Rinkewitz.