So funktioniert die rechtssichere E-Mail-Archivierung 

Die Implementierung einer effektiven E-Mail-Archivierungsstrategie hilft Organisationen beim Schutz ihrer Kommunikationsdaten, gleichzeitig werden so gesetzliche Vorschriften eingehalten. 

Ein eigenständiges Archivierungsgesetz gibt es nicht. Allerdings basiert die Pflicht zur E-Mail-Archivierung auf dem Handelsgesetzbuch (HGB) sowie den Steuergesetzen, zum Beispiel der Abgabenordnung. Darüber hinaus gelten für die Buchhaltung die GoBD. Das sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Wie es funktioniert, erfahren Sie hier. 

Was E-Mail-Archivierungssysteme leisten sollten

Eine effektive E-Mail-Archivierungsstrategie ist eine wichtige Komponente im Informationsmanagement und in der IT-Strategie von Unternehmen und Organisationen.

Moderne E-Mail-Archivierungssysteme bieten Funktionen wie 

• eine automatische Kategorisierung von E-Mails, 
• fortgeschrittene Suchfunktionen 
• und die sichere Speicherung, zur Gewährleistung von Integrität und Vertraulichkeit der Informationen. 

Sie ermöglichen darüber hinaus ein effektives Speicherplatz- Management  und eine Reduzierung von IT-Kosten. Alte E-Mails, die nicht mehr regelmäßig benötigt werden, sind aus dem primären E-Mail-Server entfernt und in einem Archiv gespeichert.

GoBD: Diese Grundsätze zur E-Mail-Archievierung gelten 

E-Mails, die Handels- und Geschäftsbriefe enthalten oder eine buchhalterische sowie steuerliche Erfassung betreffen, müssen archiviert werden. Ins E-Mail-Archiv gehören alle Mails, die Informationen zur Vorbereitung, Durchführung und Abschluss von Geschäftstätigkeiten  enthalten. Je nachdem, um welche Art von Dokument es sich handelt, gelten Aufbewahrungsfristen von 6 bis 10 Jahren.

Diese Grundsätze gelten bei der E-Mail-Archivierung:

• Vollständigkeit
• Unveränderlichkeit
• Übertragbarkeit
• Ordentlichkeit
• Nachvollziehbarkeit

In der Cloud sind E-Mail-Archivierungssysteme besser geworden 

In den letzten Jahren haben sich die technischen Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung erheblich erweitert, insbesondere durch die Integration von Cloud-Technologien. Die Cloud-basierte E-Mail-Archivierung bietet mehrere Vorteile, wie Skalierbarkeit, Flexibilität und Kosteneffizienz. Unternehmen können ihre Daten in der Cloud speichern. Dort kann die Speicherkapazität je nach Bedarf erhöht oder verringert werden. Eine Investition in physische Infrastruktur entfällt.

Darüber hinaus ermöglicht die Cloud-Archivierung einen verbesserten Zugriff und eine verbesserte Wiederherstellbarkeit im Fehlerfall. Auf Daten in der Cloud kann von überall und zu jeder Zeit zugegriffen werden, solange eine Internetverbindung besteht. Dies erhöht die Mobilität und Flexibilität für Mitarbeiter:innen, die von verschiedenen Standorten aus arbeiten. Im Falle eines lokalen Systemausfalls bietet die Cloud-Archivierung eine zusätzliche Sicherheitsebene, da die Daten außerhalb der eigenen Infrastruktur gespeichert und so vor lokalen Katastrophen geschützt sind.

Diese erweiterten Sicherheitsmaßnahmen bieten Cloud-Anbieter 

Cloud-Anbieter bieten in der Regel auch erweiterte Sicherheitsmaßnahmen an. Dazu gehören: 

• eine verschlüsselte Übertragung und Speicherung ihrer Daten
• regelmäßige Sicherheitsaudits 
• Compliance-Prüfungen nach internationalen Standards. 

Das gewährleistet eine noch größere Sicherheit und Privatsphäre der gespeicherten Daten. 

Unsere Einschätzung

Cloudbasierte E-Mail-Archivierungsprogramme haben den Realitätstest bereits mehrfach bestanden. Sie bieten effiziente Lösungen für Herausforderungen der Datenspeicherung und -verwaltung in der modernen digitalen Landschaft. Dank ihrer leichten Skalierbarkeit sind sie auf verschiedene Unternehmensgrößen anpassbar. Selbst mittlere und kleine Unternehmen können auf ein großes Leistungs- und Sicherheitspaket zurückgreifen, ohne hohe Investitionen in die eigene Hardware-Infrastruktur. Dass sich Unternehmer:innen mit einer rechtssicheren E-Mail-Archivierung beschäftigen sollten, empfehlen wir dringend. Wenn Sie Fragen zur Implementierung oder zur Auswahl eines geeigneten Programms brauchen, melden Sie sich gerne.