Cash only war gestern? Kassenkontrollen, Kartenzahlung und was 2027 auf Bargeldbranchen zukommt

Die Finanzverwaltung erhöht den Druck auf Bargeldbranchen: Bei groß angelegten Kassenkontrollen wurden zahlreiche Mängel festgestellt. Gleichzeitig zeichnen sich mit der geplanten Pflicht zu digitalen Zahlungsmitteln und der Registrierkassenpflicht ab 2027 grundlegende Veränderungen ab. Wir zeigen Ihnen, was Barbershops, Imbisse, Gastronomie und Co. jetzt wissen müssen. 

„Cash Only", „Hier nur Barzahlung", „Heute keine Kartenzahlung möglich". Diese Schilder gehören in vielen Innenstädten noch zum Alltag, doch der steuerliche Wind dreht sich. Eine landesweite Kontrollaktion der baden-württembergischen Finanzverwaltung hat im Frühjahr 2026 erhebliche Mängel in der Kassenführung von Barbershops, Tattoo- und Nagelstudios offengelegt.  

Parallel dazu plant Berlin eine Bundesratsinitiative, die Unternehmen zur Annahme digitaler Zahlungsmittel verpflichten soll. Hinzu kommen steuerliche Nebenwirkungen, die in der öffentlichen Diskussion bislang kaum eine Rolle spielen. Und ab 2027 könnte für viele Betriebe die offene Ladenkasse endgültig der Vergangenheit angehören. In diesem Beitrag erfahren Sie, was hinter den aktuellen Entwicklungen steckt und wie Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig vorbereiten. 

Kassenkontrollen der Finanzverwaltung: Welche Unregelmäßigkeiten wurden festgestellt? 

Im Frühjahr 2026 hat die Finanzverwaltung in Baden-Württemberg eine landesweite Kontrollaktion durchgeführt, die ein deutliches Signal an alle Bargeldbranchen sendet. Zwischen dem 23. Februar und dem 27. März 2026 waren rund 108 Betriebsprüferinnen und Betriebsprüfer der Finanzämter im Einsatz, an einzelnen Tagen begleitet von Beschäftigten der Hauptzollämter, die illegale Beschäftigung und Schwarzarbeit im Blick hatten. 

Kontrolliert wurden landesweit 162 Betriebe: 65 Barbershops, 45 Tattoo- und Tättowierstudios sowie 52 Nagelstudios. Das Ergebnis fiel ernüchternd aus. Bei 94 Betrieben, also weit mehr als der Hälfte, stellten die Prüfer:innen Unregelmäßigkeiten fest, vielfach sogar mehrere gleichzeitig: 

• Mängel bei der Kassenführung waren mit Abstand am häufigsten und wurden insgesamt 78-mal festgestellt. 
• In 25 Betrieben wurde die Pflicht zur Belegausgabe missachtet. 
• In 38 Fällen wurden die festgestellten Verstöße an die Straf- und Bußgeldstellen weitergegeben. 

Welche Mängel die Prüfer:innen typischerweise feststellen, lässt sich aus der Praxis ableiten: unvollständige oder verspätete Einzelaufzeichnungen, fehlende oder nicht ordnungsgemäß konfigurierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), nicht funktionierende DSFinV-K-Exporte sowie fehlende Verfahrensdokumentationen. Gerade die TSE-Anforderungen werden bei elektronischen Kassensystemen häufig unterschätzt, obwohl sie seit dem 1. Januar 2020 verpflichtend sind. 

Wichtig zur Einordnung: Es handelte sich um eine Aktion der baden-württembergischen Finanzverwaltung. Die Ergebnisse sind also kein bundesweiter Befund. Sie haben jedoch erhebliche Signalwirkung: Bargeldintensive Branchen stehen bundesweit zunehmend im Fokus der Finanzämter, und vergleichbare Schwerpunktaktionen sind auch in anderen Bundesländern jederzeit möglich.

Was ist eine Kassen-Nachschau und warum trifft sie Bargeldbranchen besonders? 

Bei der Kassen-Nachschau nach § 146b der Abgabenordnung (AO) handelt es sich um ein besonderes Kontrollinstrument der Finanzverwaltung. Anders als bei einer regulären Außenprüfung erfolgt die Kassen-Nachschau unangekündigt und während der üblichen Geschäftszeiten. Die Prüfer:innen können sich ohne vorherige Ankündigung Zutritt verschaffen und die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung an Ort und Stelle überprüfen. 

Ein wichtiger Praxisaspekt: Bereits vor dem offiziellen Beginn der Kassen-Nachschau dürfen die Prüfer:innen die Kasse und ihre Handhabung in öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen beobachten, ohne sich sofort auszuweisen. Auch verdeckte Testkäufe sind ausdrücklich zulässig (vgl. AEAO zu § 146b). Erst wenn der/die Prüfer:in Auffälligkeiten feststellt oder zur Sachverhaltsaufklärung übergeht, weist er/sie sich aus und beginnt formal die Nachschau. Für Betriebe heißt das: Auch in scheinbar normalen Geschäftssituationen sollten die Kassenprozesse ordnungsgemäß ablaufen. 

Bargeldbranchen geraten dabei aus nachvollziehbaren Gründen besonders in den Fokus: Wo ein Großteil der Umsätze in bar erzielt wird, ist die lückenlose und nachvollziehbare Erfassung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls besonders anspruchsvoll. Für die Finanzverwaltung ist sie zugleich schwerer zu kontrollieren. Typische Branchen sind neben Barbershops, Tattoo- und Nagelstudios vor allem Gastronomie, Imbissbetriebe, Kioske, Eisdielen und Teile des Einzelhandels. 

Offene Ladenkasse oder elektronisches Kassensystem: Worin liegt der Unterschied? 

In Deutschland besteht grundsätzlich Wahlfreiheit, mit welchem Aufzeichnungsmittel die Kasse geführt wird. Steuerpflichtige können sich entscheiden zwischen: 

• der offenen Ladenkasse, also der manuellen Kassenführung ohne technische Hilfsmittel, oder 
• der Nutzung technischer Hilfsmittel, insbesondere eines elektronischen Aufzeichnungssystems. 

Diese Wahl hat unmittelbare Folgen für die steuerlichen Aufzeichnungspflichten. Bei der offenen Ladenkasse gelten die Vorgaben des § 146 AO. Wird hingegen ein elektronisches Aufzeichnungssystem eingesetzt, kommen § 146a AO und die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) zur Anwendung. Dazu gehört auch die Pflicht zum Schutz durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). 

Beide Regelungen gelten unabhängig von der Gewinnermittlungsart, also sowohl für bilanzierende Unternehmen als auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln. 

Eine gesetzliche Definition der offenen Ladenkasse existiert nicht. Nach dem Verständnis der Finanzbehörden kann sie in zwei Formen geführt werden: mit manuellen Einzelaufzeichnungen oder, als Ausnahme, als summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen. Eine offene Ladenkasse liegt somit immer dann vor, wenn keine elektronischen Hilfsmittel eingesetzt werden. 

Meldepflicht für elektronische Kassensysteme: Was muss dem Finanzamt mitgeteilt werden? 

Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzt, ist seit dem 1. Januar 2025 zusätzlich verpflichtet, dieses dem Finanzamt zu melden. Die entsprechende Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO war zwar bereits seit 2020 im Gesetz verankert, wurde aber mangels elektronischer Übermittlungsmöglichkeit jahrelang ausgesetzt. Mit Bereitstellung des Verfahrens über „Mein ELSTER" und die ERiC-Schnittstelle ist sie nun aktiv. 

Zu melden sind unter anderem die Art des Aufzeichnungssystems, die Seriennummer, das Datum der Anschaffung oder Außerbetriebnahme sowie die Art der eingesetzten TSE. Folgende Fristen gelten: 

• Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme musste die Meldung bis zum 31. Juli 2025 erfolgen. 
• Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder außer Betrieb genommene Systeme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung beziehungsweise Außerbetriebnahme mitzuteilen. 

Diese Meldepflicht wird in der Praxis häufig übersehen, gerade in kleineren Bargeldbetrieben. Versäumte oder unvollständige Meldungen können als Verstoß im Rahmen einer Kassen-Nachschau auffallen und Anlass für weitergehende Prüfungen sein. 

In welchen Ausnahmefällen ist die summarische offene Ladenkasse zulässig? 

Der Grundsatz ist eindeutig: Nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO ist jeder einzelne Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen. Die bloße summarische Ermittlung der Tageseinnahmen ist die Ausnahme, nicht die Regel. 

Diese Ausnahme regelt § 146 Abs. 1 Satz 3 AO. Aus Zumutbarkeitsgründen darf auf die Einzelaufzeichnung verzichtet werden, wenn Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung verkauft werden. Die Ausnahme greift jedoch nur, solange kein elektronisches Aufzeichnungssystem genutzt wird. Bei dessen Einsatz gilt stets die Einzelaufzeichnungspflicht. 

In der Praxis ist die summarische Kassenführung in vielen Konstellationen nicht zulässig, insbesondere wenn: 

• Waren teilweise unbar verkauft werden. 
• die Kundschaft teilweise bekannt ist, etwa durch Bestellbuch, Kalendereinträge, Kundenkartei oder teilweisen Rechnungsversand. 
• im Verhältnis zu den Öffnungszeiten keine Vielzahl an Kunden gegeben ist. 
• oder nach anderen Gesetzen eine Einzelaufzeichnung erforderlich ist, beispielsweise weil bei unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen die Entgelte getrennt und prüfbar zu erfassen sind. 

Gerade der erste Punkt wird im Zusammenhang mit den aktuellen politischen Plänen brisant, wie der folgende Abschnitt zeigt.

Pflicht zum digitalen Zahlungsmittel: Was sind die steuerlichen Folgen der Berliner Planungen? 

In Berlin ist eine politische Initiative auf den Weg gebracht worden, die für Bargeldbranchen weitreichende Folgen haben könnte. Am 21. Mai 2026 hat das Berliner Abgeordnetenhaus eine Beschlussempfehlung des Hauptausschusses angenommen, mit der der Senat aufgefordert wird, eine Bundesratsinitiative zur Annahmepflicht bargeldloser Zahlungsmittel einzubringen (Drucksache 19/3255). Der Antrag der Fraktionen CDU und SPD trägt den Titel „Digitale Zahlung stärken, Steuergerechtigkeit fördern". 

Der inhaltliche Kern: Unternehmen sollen künftig neben Bargeld mindestens eine digitale Zahlungsoption anbieten müssen. Ein vollständiges Bargeldverbot ist ausdrücklich nicht vorgesehen. Im Gespräch ist eine entsprechende Ergänzung des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) oder der Gewerbeordnung. Die Initiative soll noch vor den Berliner Wahlen im September 2026 im Bundesrat eingebracht werden. 

Auch der Koalitionsvertrag der Bundesregierung weist in dieselbe Richtung. Dort ist festgehalten, dass grundsätzlich Bargeld und mindestens eine digitale Zahlungsoption schrittweise angeboten werden sollen. 

Wichtig: Es handelt sich bislang um einen Beschluss des Berliner Landesparlaments, der den Senat zur Bundesratsinitiative auffordert. Ein Bundesgesetz besteht nicht. Ob, wann und mit welchem konkreten Inhalt eine entsprechende Pflicht kommt, bleibt offen. 

Warum mit der Pflicht zur digitalen Zahlungsoption die summarische Kassenführung vor dem Aus steht 

Die eigentliche steuerliche Pointe liegt im Zusammenspiel mit der Kassenführung: Nimmt ein Betrieb neben Bargeld auch Kartenzahlungen oder andere unbare Zahlungen an, steigt das Risiko, dass eine rein summarische offene Ladenkasse nicht mehr ausreicht. Eine zentrale Voraussetzung der Ausnahmeregelung des § 146 Abs. 1 Satz 3 AO, nämlich der Verkauf gegen Barzahlung, ist dann nur noch teilweise erfüllt.  

Jedenfalls müssen die unbaren Umsätze einzeln, vollständig und mit den Kassenaufzeichnungen abstimmbar dokumentiert werden. Für Betriebe, die ihre offene Ladenkasse bisher summarisch geführt haben, kann dies in der Praxis das faktische Aus für diese Form der Kassenführung bedeuten.

Welche Unterschiede ergeben sich in der Praxis beim Einsatz von Kartenterminals? 

Ein häufiges Missverständnis in der Praxis betrifft Kartenterminals. Hier ist zu unterscheiden: 

• Steht das Kartenterminal isoliert, also nicht mit einem Kassensystem verbunden, wickelt es nur die Kartenzahlung ab. Es ist dann kein elektronisches Aufzeichnungssystem und benötigt auch keine TSE. 

• Ist das Kartenterminal dagegen mit einem Kassensystem verbunden, wird der gesamte Geschäftsvorfall einschließlich Zahlungsabwicklung über das System erfasst. Dann liegt ein elektronisches Aufzeichnungssystem vor, und die TSE-Pflicht greift. 

Achtung: Auch bei einem isolierten Kartenterminal entfällt die Einzelaufzeichnungspflicht nicht. Sie ergibt sich bereits aus dem Umstand, dass nicht mehr ausschließlich bar verkauft wird. 

Registrierkassenpflicht ab 2027: Wie ist die 100.000-Euro-Grenze auszulegen? 

Unabhängig von der Berliner Initiative steht ein weiteres Vorhaben im Raum, das die Kassenführung grundlegend verändern könnte. Nach dem Koalitionsvertrag der Bundesregierung soll ab dem 1. Januar 2027 für Geschäfte mit einem jährlichen Umsatz von mehr als 100.000 Euro eine Registrierkassenpflicht eingeführt werden. Im Gegenzug soll die bisherige Belegausgabepflicht abgeschafft werden. 

Auch hier gilt: Ein Gesetzentwurf liegt nach derzeitigem Stand noch nicht vor. Offen ist insbesondere, wie die Begriffe „Geschäfte" und „jährlicher Umsatz" konkret auszulegen sind, etwa ob sich die 100.000-Euro-Grenze auf den Gesamtumsatz oder allein auf die Barumsätze bezieht. Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) hat genau diese Unklarheiten bereits kritisch aufgegriffen. Für betroffene Betriebe würde die Pflicht bedeuten, dass die offene Ladenkasse nicht mehr genutzt werden dürfte und auf ein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter TSE umgestellt werden müsste. Bis zur konkreten gesetzlichen Umsetzung bleibt jedoch vieles unter Vorbehalt. 

Wann droht eine Hinzuschätzung und nach welchen Maßgaben erfolgt diese? 

Die aktuellen Entwicklungen verschärfen ein Risiko, das ohnehin besteht: Mängel in der Kassenführung können bei einer Betriebsprüfung schwerwiegende Folgen haben. Verwirft das Finanzamt die Buchführung wegen formeller Mängel, drohen Hinzuschätzungen der Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO. 

Wie eine solche Schätzung methodisch erfolgen darf, hat der Bundesfinanzhof (BFH) mit seinem Urteil vom 18. Juni 2025 (Az. X R 19/21) deutlich präzisiert. Im Fall einer Hamburger Diskothek mit unzureichender Kassenführung stellte der BFH klar: Ein innerer Betriebsvergleich, also eine Nachkalkulation anhand der eigenen Betriebsdaten, hat methodisch Vorrang vor dem äußeren Betriebsvergleich, etwa der Schätzung anhand der amtlichen Richtsatzsammlung des Bundesfinanzministeriums. An deren statistischer Repräsentativität äußerte der BFH zudem erhebliche Zweifel.

Mängel in der Kassenführung: Welche Risiken bestehen außerdem? 

Das ändert allerdings nichts daran, dass Mängel in der Kassenführung die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung infrage stellen können. Das gilt vor allem bei überwiegend bargeldintensiven Betrieben. Eine saubere, nachvollziehbare und vollständige Kassenführung bleibt daher der beste Schutz vor Hinzuschätzungen und langwierigen Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt. 

Hinzu kommen bußgeldrechtliche Risiken: Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten und gegen die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme können nach § 379 AO als Steuergefährdung mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro geahndet werden, und zwar unabhängig davon, ob bereits eine Steuerverkürzung eingetreten ist. Diese Sanktionsmöglichkeit erklärt auch, warum im Rahmen der baden-württembergischen Kontrollaktion 38 Verfahren an die Straf- und Bußgeldstellen weitergegeben wurden. 

Ein zentraler Baustein für die Praxis ist die Verfahrensdokumentation. Sie macht die eingesetzten Prozesse für die Finanzverwaltung nachvollziehbar und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Kassenführung anerkannt wird. 

Unsere Einschätzung: Mehr Digitalisierung, strengere Anforderungen – was Bargeldbranchen jetzt tun sollten 

Die Kontrollaktion in Baden-Württemberg ist ein deutliches Signal: Die Finanzverwaltung schaut bei Bargeldbranchen genau hin, und sie wird es bundesweit zunehmend tun. Hinzu kommen politische Vorhaben, die das Umfeld weiter verändern. Auch wenn die Pflicht zum digitalen Zahlungsmittel und die Registrierkassenpflicht ab 2027 derzeit noch nicht beschlossen sind, deutet die Richtung klar auf mehr Digitalisierung und strengere Anforderungen hin. 

Warten Sie nicht ab, bis Gesetze in Kraft treten oder die Kassen-Nachschau vor der Tür steht. Welche Schritte Sie jetzt angehen sollten: 

• Kassenführung prüfen lassen: Lassen Sie kritisch bewerten, ob Ihre derzeitige Form der Kassenführung, insbesondere eine summarisch geführte offene Ladenkasse, den gesetzlichen Anforderungen standhält. 

• Einzelaufzeichnung im Blick behalten: Sobald Sie unbare Zahlungen annehmen, ist die summarische Kassenführung in der Regel nicht mehr zulässig. Prüfen Sie frühzeitig, ob Sie zur Einzelaufzeichnung übergehen müssen. 

• Meldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO prüfen: Wenn Sie ein elektronisches Kassensystem einsetzen, muss dieses dem Finanzamt gemeldet sein. Holen Sie versäumte Meldungen nach. 

• Verfahrensdokumentation erstellen oder aktualisieren: Eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation ist Ihr wichtigster Schutz bei einer Betriebsprüfung. 

• Umstellung auf ein elektronisches Kassensystem prüfen: Betriebe nahe der 100.000-Euro-Grenze sollten sich rechtzeitig mit der möglichen Registrierkassenpflicht ab 2027 befassen. Dazu gehören Anschaffung, TSE und Schulung der Mitarbeitenden. 

• Belegausgabepflicht beachten: Solange die Belegausgabepflicht gilt, sollte sie konsequent eingehalten werden. Sie war einer der häufigsten Beanstandungspunkte in der Kontrollaktion. 

Der große Vorteil einer frühzeitigen Umstellung: Sie geschieht zu Ihren Bedingungen und nicht unter dem Druck einer Prüfung oder einer kurzfristig in Kraft tretenden Pflicht. Sie haben Fragen zum Status quo Ihrer Kassenführung oder zur Umstellung auf rechtssichere, digitale Prozesse? Unser Experte Lars Rinkewitz und sein Team unterstützen Sie bei allen Ihren Anliegen. Nehmen Sie einfach Kontakt auf.