Elektronische Kassen – Ab 2025 Pflicht zur Anmeldung beim Finanzamt: Alle Details und Tipps

Mit dem Jahreswechsel 2024/2025 tritt eine bedeutende Neuerung in Kraft: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle elektronischen Kassensysteme in Betrieben beim zuständigen Finanzamt angemeldet werden. Nach zahlreichen Verschiebungen hat das Bundesfinanzministerium der Finanzen (BMF) nun endlich die erforderlichen technischen und administrativen Voraussetzungen geschaffen. Unternehmen sollten sich jetzt gründlich auf diese Meldepflicht vorbereiten, um Sanktionen zu vermeiden. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles, was Sie zur neuen Regelung wissen müssen, und erhalten wertvolle Tipps zur Umsetzung.  

Gesetzliche Grundlage und historische Entwicklung  

Die Verpflichtung zur Meldung elektronischer Kassensysteme basiert auf § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung (AO). Ursprünglich sollte diese Regelung bereits am 1. Januar 2020 in Kraft treten. Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde bereits am 22. Dezember 2016 verabschiedet, jedoch mangelte es lange an den technischen Voraussetzungen für eine elektronische Übermittlung der Kassendaten. 

Zwischenzeitlich wurden diverse Fristen gesetzt und wieder verschoben, was bei vielen Unternehmen zu Verunsicherung führte. Nun hat das Bundesfinanzministerium endgültig klargestellt, dass die Anmeldepflicht ab dem 1. Januar 2025 gilt. Alle bis dahin bestehenden Kassensysteme müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden. Für neu angeschaffte Systeme ab dem 1. Juli 2025 gilt eine einmonatige Meldefrist. 

Wird eine bereits gemeldete Kasse ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen, ist dieses ebenfalls innerhalb eines Monats nach der Außerbetriebnahme dem Finanzamt mitzuteilen. 

Die Mitteilungspflicht sowie die oben genannten Grundsätze gelten zusätzlich für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gemäß § 1 Abs. 2 KassenSichV. 

Was muss gemeldet werden? 

Für die Meldung an das Finanzamt benötigen Sie folgende Informationen: 

• Name des Steuerpflichtigen: Der vollständige Name oder die Firma des Inhabers. 
• Steuernummer des Steuerpflichtigen: Die eindeutige Identifikationsnummer beim Finanzamt. 
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE): Typ und Zertifizierungs-ID, die vom Hersteller bereitgestellt wird. 
• Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems: Angaben zum Kassensystem selbst. 
• Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme: Die Menge der in Betrieb befindlichen Geräte pro Betriebsstätte. 
• Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems: Die eindeutige Seriennummer jedes Kassensystems. 
• Datum der Anschaffung: Das Datum, an dem das Kassensystem erworben oder erstmals genutzt wurde. 
• Datum der Außerbetriebnahme: Das Datum, an dem das Kassensystem außer Betrieb genommen wurde. 

Elektronische Übermittlung der Daten 

Die Meldung der Kassensysteme erfolgt ausschließlich auf elektronischem Wege über das ELSTER-Portal der Finanzverwaltung. Dies ist dieselbe Plattform, die viele bereits von der Abgabe der Grundsteuererklärung kennen. Unternehmen können alternativ auch andere Softwarelösungen nutzen, die über eine ERiC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client) verfügen. Gedruckte Formulare oder PDF-Dokumente werden nicht akzeptiert. 

Moderne Kassensysteme, wie beispielsweise jene von POSSUM, bieten bereits integrierte Funktionen zur direkten elektronischen Übermittlung an das Finanzamt. Diese Lösungen erleichtern den Meldeprozess erheblich und minimieren das Risiko von Fehlern. 

Vorbereitung und Tipps zur Umsetzung 

Um reibungslos in die neue Meldepflicht zu starten, sollten Unternehmen folgende Schritte unternehmen: 

1. Daten sammeln: Nutzen Sie die Übergangsfrist, um alle erforderlichen Daten zusammenzutragen und zu strukturieren. Dies erleichtert die spätere Meldung erheblich. 
2. Beratung in Anspruch nehmen: Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater oder einem Kassenfachhändler unterstützen. Diese Experten sind mit den gesetzlichen Anforderungen vertraut und können sicherstellen, dass alle Daten korrekt und fristgerecht übermittelt werden. 
3. Software prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Kassensoftware die Anforderungen für die elektronische Meldung erfüllt. Gegebenenfalls müssen Sie ein Update oder eine neue Softwareversion installieren. 
4. Fristen einhalten: Beachten Sie die unterschiedlichen Meldefristen für bereits vorhandene und neu angeschaffte Kassensysteme. Versäumen Sie keine Frist, um Sanktionen zu vermeiden. 
5. Schulungen durchführen: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Meldepflicht und der entsprechenden Software. So stellen Sie sicher, dass alle im Unternehmen die neuen Prozesse verstehen und umsetzen können. 

Besonderheiten bei der Meldung 

Eine besondere Herausforderung stellt die Meldung mehrerer Kassensysteme in großen Betrieben, wie Supermärkten, dar. Wenn in einer Betriebsstätte mehrere Kassensysteme betrieben werden und eines dieser Systeme ausgetauscht oder außer Betrieb genommen wird, müssen alle Systeme dieser Betriebsstätte erneut gemeldet werden. Dies erfordert eine präzise Dokumentation und Verwaltung der Kassensysteme innerhalb des Unternehmens. 

Weitere Besonderheiten: 

Die Mitteilung bezieht sich immer auf eine Betriebsstätte, weshalb alle Kassen einer Betriebsstätte in der Mitteilung aufgeführt werden müssen. 

Die Mitteilungspflicht umfasst auch gemietete oder geleaste TSE-Kassen, die nicht im Besitz des mitteilungspflichtigen Unternehmers sind. 

Unterstützung durch Steuerberater und Fachhändler 

Es ist ratsam, sich bei der Umsetzung der neuen Meldepflicht von einem Steuerberater oder Kassenfachhändler unterstützen zu lassen. Diese Experten sind mit den Anforderungen vertraut und können sicherstellen, dass alle Daten korrekt übermittelt werden. Zudem bieten viele Hersteller von Kassensystemen Schulungen und technische Unterstützung an, um Unternehmen bei der Einführung der neuen Meldeprozesse zu begleiten. 

Unsere Einschätzung

Die Einführung des elektronischen Meldesystems für Kassensysteme ab dem 1. Januar 2025 ist ein bedeutender Schritt zur Digitalisierung und Transparenz im Umgang mit Geschäftsvorfällen. Unternehmen sollten die Übergangsfrist nutzen, um sich gründlich vorzubereiten und alle erforderlichen Daten zu sammeln. Mit der Unterstützung von Steuerberatern und modernen Kassensystemen kann die Umsetzung der neuen Meldepflicht reibungslos gelingen. 

Nutzen Sie diese Zeit, um Ihr Unternehmen optimal vorzubereiten und die neuen Anforderungen zu erfüllen. So stellen Sie sicher, dass Sie ab 2025 rechtskonform und effizient arbeiten können. 

Mit diesen Informationen sind Sie bestens vorbereitet, um die Anforderungen zur Meldung Ihrer elektronischen Kassensysteme zu erfüllen. Starten Sie frühzeitig mit den Vorbereitungen und sichern Sie sich so eine reibungslose Umstellung auf das neue Meldesystem. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich an Steuerberater Lars Rinkewitz.