GoBD-Änderung wegen E-Rechnung: Was Unternehmen ab 2025 beachten müssen

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind erneut angepasst worden. Mit dem BMF-Schreiben vom 14.07.2025 wurde die GoBD zum zweiten Mal seit 2019 aktualisiert – diesmal vor allem aufgrund neuer gesetzlicher Vorgaben, insbesondere der Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich seit dem 1. Januar 2025. Erst im März 2024 waren die GoBD nach vier Jahren erstmals überarbeitet worden. Nun, gut ein Jahr später, treten weitere Änderungen in Kraft. Im Folgenden erläutern wir die aktuellen Neuerungen und erinnern an die Änderungen der Vorversion vom 11.03.2024, damit Sie wissen, was rechtlich und praktisch zu beachten ist.

Elektronische Rechnungen sind seit 2025 zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich Pflicht. Die GoBD wurden an diese und weitere Neuerungen angepasst, um digitale Buchführung noch klarer zu regeln.

GoBD 2025: Neue Regeln durch E-Rechnungspflicht und digitale Buchführung

Die neuen Änderungen der GoBD waren notwendig, weil sich verschiedene Rechtsgrundlagen geändert haben. Besonders bedeutend ist die Einführung der obligatorischen E-Rechnung für Umsätze zwischen Unternehmern im Inland zum 1.1.2025. Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail gilt seither nicht mehr als elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes. Unternehmen müssen Rechnungen nun in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD) – anderenfalls liegt nur eine „sonstige Rechnung“ wie eine Papierrechnung vor. Diese Umstellung auf die E-Rechnungspflicht wird schrittweise umgesetzt (mit Übergangsfristen bis Ende 2027 für bestimmte Fälle), bedeutet aber schon jetzt tiefgreifende Änderungen in den Prozessen der Rechnungsstellung und -aufbewahrung. Folglich mussten die GoBD-Regeln an die neuen Anforderungen angepasst werden. Daneben flossen weitere gesetzliche Neuerungen in die GoBD ein, z.B. Klarstellungen bei der digitalen Betriebsprüfung und Datenauswertung. Wie bereits 2024 reagiert die Finanzverwaltung damit auf den Fortschritt der Digitalisierung und schafft mehr Rechtssicherheit in der elektronischen Buchführung.

GoBD-Update 2025: Die wichtigsten Änderungen durch das BMF-Schreiben vom 14. Juli

Mit dem BMF-Schreiben vom 14.07.2025 wurden die GoBD umfassend aktualisiert. Im Fokus stehen elektronische Rechnungen, moderne Archivierungspraxis und mehr Klarheit für die digitale Betriebsprüfung. Alle Neuerungen gelten unmittelbar ab Veröffentlichung:

• Keine doppelte Archivierung bei Rechnungsausgang mehr erforderlich
  Unternehmen, die ihre Rechnungen mit einem Fakturierungssystem erstellen, müssen künftig keine zusätzliche Kopie (z. B. als PDF oder Papierausdruck) mehr archivieren. Es genügt, wenn das System auf Anforderung ein inhaltlich identisches Duplikat erzeugen kann. Das reduziert Speicheraufwand und vereinfacht die Abläufe – insbesondere in digitalisierten Buchhaltungsprozessen (GoBD Rz. 76 neu).
• E-Rechnungen im XML-Format: Nur der Inhalt zählt
  Für eingehende strukturierte E-Rechnungen (z. B. XRechnung oder XML innerhalb von ZUGFeRD) ist keine bildhafte Kopie mehr nötig. Solange die Inhalte vollständig und unverändert bleiben, genügt die Archivierung der reinen XML-Daten. Eine visuelle Darstellung, etwa als PDF, ist nicht mehr erforderlich – das spart Speicherplatz und vermeidet Redundanzen.
• Hybride Rechnungsformate: XML reicht in der Regel aus
  Bei Formaten wie ZUGFeRD oder Factur-X, die XML und PDF kombinieren, reicht künftig die Archivierung der XML-Datei, sofern sie alle steuerlich relevanten Informationen enthält. Nur wenn der PDF-Teil zusätzliche, rechtlich bedeutsame Angaben enthält (z. B. handschriftliche Notizen, Signaturen), ist auch dieser aufzubewahren. Konvertierungen des strukturierten Formats (z. B. XML in Bilddatei) sind unzulässig.
• Technische Zahlungsbelege nicht grundsätzlich aufbewahrungspflichtig
  Reine Transaktionsnachweise, etwa Belege von Kartenterminals oder Zahlungsdienstleistern, müssen nicht archiviert werden, wenn sie nicht als Buchungsbeleg dienen. Nur wenn sie die einzige Abrechnungsgrundlage sind oder für die steuerliche Einordnung (z. B. bar/unbar) erforderlich sind, greift die Aufbewahrungspflicht. Die neue Regelung (GoBD Rz. 121) schafft hier erstmals Rechtssicherheit.
• Erweiterungen für strukturierte E-Dokumente und OCR-Texte
  Die GoBD enthalten nun explizit strukturierte Dateien (wie E-Rechnungen gemäß § 14 UStG) als aufbewahrungspflichtige Unterlagen. Dokumente sind grundsätzlich im empfangenen Format zu archivieren. Auch maschinenlesbare Zusatzinformationen, etwa durch OCR erzeugte Texte aus Scans, gelten als relevante Daten und sind aufzubewahren – sofern sie geprüft wurden und Informationen ergänzen.
• Mittelbarer Datenzugriff bei Betriebsprüfungen konkretisiert (Z2)
  Die GoBD stellen klar: Beim sog. „mittelbaren Datenzugriff“ müssen Unternehmen selbst Auswertungen aus ihrem Buchführungssystem liefern – auf Wunsch der Prüfer und mit den vorhandenen Funktionen des DV-Systems. Ein Nur-Lesezugriff kann alternativ angeboten werden. Wichtig: Es darf keine neue Software programmiert werden müssen. Ziel ist eine praxistaugliche und rechtssichere Umsetzung (GoBD Rz. 166). Anderenfalls muss der Prüfer den direkten Datenzugriff (Z3) begehren.
• Redaktionelle Änderungen & sofortige Anwendung
  Neben inhaltlichen Neuerungen wurden einzelne Formulierungen modernisiert – z. B. in Rz. 133 („als Textdokumente“ gestrichen) und Rz. 175 (kleine Ergänzung bei Hard- und Software). Diese Änderungen haben keine praktischen Auswirkungen. Wichtig: Die GoBD gelten unmittelbar seit dem 14.07.2025 – es gibt keine Übergangsfrist (Rz. 185).

Rückblick: Die wichtigsten GoBD-Änderungen vom 11.03.2024

Zur Einordnung des GoBD-Updates 2025 lohnt sich ein Blick auf die vorangegangene Version vom 11.03.2024. Sie war die erste grundlegende Überarbeitung seit 2019 und wurde durch das DAC7-Umsetzungsgesetz sowie durch die Modernisierung des Steuerverfahrensrechts angestoßen. Folgende Änderungen waren besonders relevant:

• Erweiterte Zugriffsrechte der Finanzbehörden durch DAC7
  Die GoBD wurden an die neuen Vorgaben des § 147 AO angepasst. Prüfer dürfen nun gespeicherte Daten direkt einsehen (Z1), ihre Aufbereitung verlangen (Z2) oder sie im maschinell auswertbaren Format übernehmen (Z3). Zudem erlaubt § 147 Abs. 7 AO, dass Prüfer steuerlich relevante Daten auf ihren eigenen mobilen Geräten mitnehmen – etwa zur späteren Auswertung. Voraussetzung ist, dass dabei ein sicherer Stand der Technik eingehalten wird. Die GoBD betonen in diesem Zusammenhang ausdrücklich die Bedeutung von Verschlüsselung und Datensicherheit.
• „Datenüberlassung“ ersetzt klassische Datenträger – Cloud-Zugriff erlaubt
  Statt physische Datenträger zu übergeben (USB-Stick, DVD), kann der Steuerpflichtige nun die angeforderten Daten elektronisch über eine Plattform der Finanzverwaltung bereitstellen. Dieser modernisierte Begriff der „Datenüberlassung“ (statt „Datenträgerüberlassung“) spiegelt die heutige Praxis besser wider. Wichtig ist, dass die Daten dabei maschinell auswertbar sind. Nach Abschluss der Prüfung müssen überlassene Daten gelöscht bzw. bereitgestellte Datenträger zurückgegeben werden – auch das wurde in Rz. 169 GoBD klargestellt.
• Klare Regeln für Verlagerung der Buchführung ins Ausland
  Die GoBD unterscheiden nun ausdrücklich zwischen der Auslagerung in EU-Staaten und Drittländer. Innerhalb der EU sind Erleichterungen möglich – sofern der Datenzugriff von Deutschland aus gewährleistet bleibt (§ 146 Abs. 2a AO). Eine Verlagerung in Drittstaaten bedarf hingegen weiterhin einer ausdrücklichen Genehmigung. Auch komplexe Strukturen mit verteilten Systemen in mehreren Ländern wurden berücksichtigt. Unternehmen müssen hier Anzeigepflichten und Zustimmungserfordernisse beachten.
• Erleichterungen für Kleinunternehmer:innen & Klarstellung zur Einzelaufzeichnungspflicht
  Die GoBD ergänzen, dass bei kleinen Betrieben (z. B. Einnahmen-Überschuss-Rechnung) die GoBD-Anforderungen unter Berücksichtigung der Unternehmensgröße zu bewerten sind. Das bietet potenzielle Erleichterung, etwa bei der Dokumentation oder der Verfahrensdokumentation. Zudem wurde klargestellt: Bei Barverkäufen an eine Vielzahl unbekannter Personen entfällt eine gesonderte Zumutbarkeitsprüfung für die Einzelaufzeichnungspflicht – wie sie z. B. im Einzelhandel bei Massengeschäften üblich ist.
• Fachliche Ergänzungen und technischer Anhang
  In Rz. 94 wurde ergänzt, dass bei Buchungen neben Datum und Betrag auch Kontoart und -typ dokumentiert werden sollen – zur besseren Nachvollziehbarkeit. Ein überholter Verweis auf digitale Kassendaten (Rz. 124) wurde gestrichen. Neu ist außerdem eine Anlage zu den GoBD, die technische Details zur Datenüberlassung enthält, u. a. zur Digitalen Lohnschnittstelle (DLS) oder zur Kassenschnittstelle DSFinV-K. Unternehmen finden dort Muster-Dateien und Schnittstellenbeschreibungen, die zur Umsetzung der Anforderungen dienen können.

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Was bedeuten die Änderungen für die Praxis?

Die laufenden Anpassungen der GoBD zeigen klar, dass Digitalisierung und Compliance Hand in Hand gehen. Unternehmen – ob große Kapitalgesellschaft oder kleiner Mittelständler – sind gut beraten, ihre internen Prozesse und Systeme regelmäßig auf GoBD-Konformität zu prüfen. Aus den jüngsten Änderungen ergeben sich einige konkrete Handlungsfelder:

• E-Rechnungs-Prozesse implementieren: Spätestens jetzt sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Rechnungssystem elektronische Rechnungen nach dem vorgeschriebenen Format ausstellen und empfangen kann. Papier- oder PDF-Rechnungen sind übergangsweise zwar noch zulässig, aber ab 2025 nicht mehr der Standard. Richten Sie daher z.B. eine zentrale E-Rechnungs-E-Mailadresse ein und schulen Sie Ihre Buchhaltungsmitarbeiter, wie strukturierte Rechnungen (XML) zu verarbeiten und zu archivieren sind. Prüfen Sie, ob Ihre Software den XML-Datenteil einer Rechnung speichern und wiedergeben kann – dieser ist nun maßgeblich. Gegebenenfalls ist ein Update Ihres ERP-/Fakturierungssystems oder die Einführung einer neuen Lösung nötig, um die E-Rechnungsanforderungen zu erfüllen.
• Archivierungsrichtlinien anpassen: Überarbeiten Sie Ihre Aufbewahrungs- und Scan-Richtlinien gemäß den neuen GoBD-Vorgaben. Beispielsweise können Sie auf das zusätzliche Speichern von PDF-Rechnungen verzichten, wenn die Daten in Ihrer Buchhaltungssoftware vollständig vorhanden sind und bei Bedarf identisch wieder ausgegeben werden können. Nutzen Sie diese Erleichterung, um Doppelablagen zu vermeiden. Stellen Sie aber sicher, dass bei hybriden Belegen alle steuerrelevanten Informationen erhalten bleiben – d.h. wenn Sie z.B. ZUGFeRD-Rechnungen verarbeiten, sollten sowohl PDF als auch XML abgelegt werden, es sei denn Sie können ausschließen, dass im PDF-Teil etwas Zusätzliches (z.B. Freitextvermerke) steht, was nicht im XML ist. Planen Sie auch, wie Sie mit OCR-erzeugten Zusatzdaten umgehen: Werden Papierbelege eingescannt und per OCR durchsuchbar gemacht, müssen die durchsuchbaren PDFs oder extrahierten Texte ebenfalls gespeichert werden, sobald sie für die Buchführung verwendet werden.
• Verfahrensdokumentation aktualisieren: Jede Änderung in den GoBD bedeutet, dass auch Ihre Verfahrensdokumentation überprüft und bei Bedarf angepasst werden sollte. Dokumentieren Sie zum Beispiel, wie Ihr Unternehmen E-Rechnungen empfängt, konvertiert und speichert, und wie Sie sicherstellen, dass der maschinell auswertbare Teil unverändert bleibt. Halten Sie fest, welche Sicherheitsmaßnahmen greifen, wenn Betriebsprüfer einen Datenexport erhalten oder auf Ihr System lesend zugreifen (Stichwort Zugriffsrechte, Protokollierung, Löschfristen). Die neue Anlage der GoBD liefert Anhaltspunkte, welche technischen Schnittstellen-Beschreibungen erwartet werden – prüfen Sie, ob Sie z.B. die digitale Lohnschnittstelle (DLS) oder Kassendaten im geforderten Format vorhalten. Eine gute, aktuelle Verfahrensdokumentation ist nicht nur Pflicht, sondern hilft Ihnen selbst, im Prüfungsfall souverän Auskunft geben zu können.
• Systemchecks und externe Unterstützung: Nutzen Sie die Gelegenheit, um gemeinsam mit Ihrer IT und Steuerberatung einen GoBD-Check durchzuführen. Stellen Sie sicher, dass alle Systeme und Prozesse GoBD-konform funktionieren – von der Kassenführung über das ERP-System bis zur Datensicherung. Gerade Themen wie maschinelle Auswertbarkeit oder Zugriff durch Finanzbehörden sollten im Unternehmen getestet werden (z.B. können Sie einen kompletten Datenexport aus dem Rechnungswesen erzeugen und entspricht dieser den Anforderungen?). Bei Unsicherheiten ziehen Sie lieber externe Expertise hinzu. Das Team von ECOVIS KSO unterstützt Sie gerne dabei, Ihre Buchführung an die neuen Anforderungen anzupassen und Lücken zu schließen.

Mit den neuen GoBD effizient und gesetzeskonform aufgestellt: Unsere Einschätzung

Die GoBD-Novellen von 2024 und 2025 bringen zahlreiche Änderungen, die Unternehmen vor neue Herausforderungen stellen. Insbesondere die stärkeren Anforderungen rund um die E-Rechnung, Datensicherheit und Cloud-Datentransfers erfordern eine sorgfältige Überprüfung und Anpassung bestehender Systeme und Prozesse. Wer frühzeitig reagiert, kann jedoch nicht nur rechtliche Fallstricke vermeiden, sondern auch interne Abläufe optimieren und die Sicherheit der Daten erhöhen. Insgesamt tragen die aktualisierten GoBD dazu bei, die Buchführung zukunftsfähig und effizienter zu machen – von der digitalen Rechnungsstellung bis zur Betriebsprüfung. Unternehmen sollten die neuen Regelungen jetzt beherzigen, um ordnungsgemäß und audit-sicher zu bleiben. Denn eine GoBD-konforme Buchführung ist letztlich die Basis für eine problemlose Steuerprüfung und eine effektive, digitale Finanzverwaltung.

Bleiben Sie auf dem Laufenden und zögern Sie nicht, bei Fragen unser ECOVIS KSO Team anzusprechen – wir begleiten Sie gern dabei, die GoBD in der Praxis umzusetzen und für Ihr Unternehmen rechtssicher und praxisnah auszugestalten. Wenden Sie sich bei Fragen an unseren Steuerberater Lars Rinkewitz.