Welche Chancen bietet die verpflichtende E-Rechnung für Unternehmen?

Über die rechtliche Seite der verpflichtenden E-Rechnungen ab 2025 haben wir ausführlich geschrieben. Als konstruktiv gestaltende Berater:innen möchten wir Ihnen hier einen unternehmerischen Aspekt der E-Rechnung ans Herz legen. Die Verpflichtung zu effizienteren Prozessen sollten Unternehmer:innen nicht als Belastung sehen. Aus unserer Sicht bietet die verpflichtende E-Rechnung zwischen Unternehmern eine große Chance zur Automatisierung und Optimierung Ihrer Finanzbuchhaltung. Wir blicken sogar erwartungsvoll darauf, dass die E-Rechnung auch für den Privatsektor (B2C) verpflichtend wird.

Warum ist die verpflichtende E-Rechnung eine unternehmerische Chance?

Die E-Rechnung ist die Chance zur Automatisierung regelbasierter Prozesse in der Finanzbuchhaltung. Ein einheitliches, verpflichtendes und elektronisches Rechnungsformat bietet erstmalig die Möglichkeit zur eindeutigen elektronischen Interpretation einer Rechnung. Als E-Rechnungen kommen aktuell die Formate XRechnung oder ZUGFeRD in Frage. Wichtig ist, dass die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931 eingehalten wird. Ungenauigkeiten, die sich aus der OCR-Technik und dem Versuch der softwaregestützten Interpretation von Rechnungsinhalten ergeben, werden durch die neue Technik der Vergangenheit angehören. Damit öffnet sich endlich die Tür zu einer echten Automatisierungsmöglichkeit, die für die breite Masse der Unternehmen zugänglich wird.

Welche Vorteile haben E-Rechnungen?

•   Effizienz: Möglichkeit der automatisierten Verbuchung
•   Scanlösungen werden obsolet, da kein Papier mehr nötig ist; keine Druckerkosten und mehr Nachhaltigkeit.
•   Zahlungsdatensätze können ohne Fehlerrisiko und automatisiert erstellt werden.
•   Die Verbuchung von Zahlungen werden zuverlässig automatisierbar, da die IBAN als eineindeutiges Merkmal zwischen Rechnung und Bankumsatz zuordbar ist.
•   Die Prüfung nach §14 (4) Umsatzsteuergesetz (UstG) entfällt, da die Pflichtangaben in der Rechnung Standardfelder in der E-Rechnung sind; das Vorsteuerrisiko sinkt dadurch enorm.
•   Ein standardisiertes Rechnungsformat ermöglicht die Kommunikation verschiedener Softwarelösungen im Unternehmen und zwischen Unternehmen in einheitlicher Sprache.

Welche Software-Voraussetzungen hat die E-Rechnung?

Regelbasierte Automatisierung erfordert die Erarbeitung eines Regelsystems und Software, die beides in der Praxis umsetzen kann. Der Steuerberater ist der ideale Partner, diese Regelwerke zusammen mit seinen Mandanten aufzusetzen.

E-Rechnung: Wie funktioniert regelbasiertes Automatisieren?

Rechnungspositionen sind eindeutig identifizierbar, zum Beispiel Zolltarifnummern und bei Dienstleistungen auch Taxonomie. Je nach Branche sind weitere Regelabhängigkeiten möglich:

•   Steuerberater kauft Druckerpapier = Sonstige betriebliche Aufwendungen (Bürobedarf)
•   Schreibwarenhändler kauft Druckerpapier = wahrscheinlich Wareneinkauf, es sei denn er braucht es intern, was aber mit der E-Rechnung obsolet ist.

Es wird in Unternehmen aber auch andere, sehr eindeutige Zuordnungen geben. Zum Beispiel sind Lieferungen oder Leistungen, die von einem Geschäftspartner kommen, über die IBAN eindeutig identifizierbar und können eindeutig immer demselben Sachverhalt zugeordnet werden. Das ist leicht automatisierbar.

Wenn es zwei mögliche Zuordnungen geben kann, werden in Zukunft entweder dem Anwender punktuell die Fälle zur Entscheidung vorgelegt oder die Entscheidungen werden von KI-Lösungen getroffen.

Unsere Einschätzung

E-Rechnungen sind ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation im Finanz- und Rechnungswesen. Mit den richtigen Tools und Standards können Unternehmen von den zahlreichen Vorteilen profitieren. Unser Rat: Bleiben Sie auf dem Laufenden und verfolgen Sie die neuesten Entwicklungen in diesem Bereich. Wir stehen Ihnen als Ansprechpartner gerne zur Seite, damit sie den größtmöglichen Nutzen aus den verpflichtenden E-Rechnungen ziehen.

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