E-Rechnungen: Entwurf eines BMF-Schreibens vom 25.06.2025 mit Klarstellungen & Ergänzungen 

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 25. Juni 2025 einen Entwurf eines ergänzenden BMF-Schreibens zur Einführung der E-Rechnung vorgelegt. Dieser baut auf dem ersten Anwendungsschreiben vom 15. Oktober 2024 auf, ergänzt und präzisiert das ursprüngliche Schreiben und liefert wichtige Klarstellungen zur Auslegung und Praxis.  Das finale BMF-Schreiben wir im 4. Quartal 2025 erwartet. 

Was bisher geschah und welche Bedeutung der neue Entwurf des BMF hat 

Mit dem neuen Entwurf vom 25. Juni 2025 konkretisiert das Bundesministerium der Finanzen (BMF) zentrale offene Fragen zur Einführung der E-Rechnungspflicht. Ein Blick zurück auf die bisherigen Schritte und Ziele:  

• Erstes Anwendungsschreiben (15. Oktober 2024): Das BMF veröffentlicht sein erstes Schreiben zur Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025. Lesen Sie dazu unseren damaligen Blogbeitrag. 
• Ergänzender Entwurf: (25. Juni 2025): Das ergänzende Schreiben wird veröffentlicht und an Verbände zur Stellungnahme übermittelt. 
• Inhalte und Zielsetzungen des Entwurfs: Der aktuelle Entwurf enthält Präzisierungen zu technischen Formatanforderungen, Fehlerbehandlung, Sonderregelungen für Kleinunternehmer, Archivierungspflichten sowie geplante Sanktionen bei Pflichtverstößen.  
• Zeitplan: Mit Veröffentlichung der finalen Fassung wird im Laufe des vierten Quartals 2025 gerechnet. 

Ist der aktuelle Entwurf eine Neuregelung zur Umstellung auf elektronische Rechnung?  

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich. Grundlage dafür war das Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 15. Oktober 2024. Dieses regelt die technische Ausgestaltung und den schrittweisen Einstieg in die elektronische Rechnungsstellung.    

Wichtig ist: Der neue Entwurf ersetzt das bestehende Schreiben vom Oktober 2024 nicht, sondern ergänzt es. Ziel ist es, Fragen aus der Praxis zu beantworten, Auslegungsspielräume zu schließen und die technische Umsetzung weiter zu konkretisieren. Insbesondere die Themen Fehlerbehandlung, hybride Formate, Kleinunternehmer:innen, Archivierung und mögliche Sanktionen stehen im Fokus.  

Welche Formate sind für E-Rechnungen zulässig. Welche Übergangsregelungen gelten? 

Wie im ursprünglichen Anwendungsschreiben ist auch im neuen Entwurf klar geregelt: Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden – und zwar in Einklang mit der europäischen Norm EN 16931. Akzeptierte Formate sind zum Beispiel XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 oder Factur-X.  

Temporär sind auch sogenannte hybride Formate, also etwa PDF-Dateien mit eingebettetem XML-Anhang (PDF/A-3), zulässig. Der Entwurf stellt nun allerdings klar: Diese Sonderregelung ist nur während der Übergangszeit erlaubt. Spätestens nach deren Ablauf ist ausschließlich das strukturierte Format zulässig. Zudem gilt: Der strukturierte Teil der Rechnung ist maßgeblich. Der visuell lesbare PDF-Teil darf nicht von den XML-Daten abweichen. Eine bloße Verlinkung auf Anlagen in unstrukturierter Form erfüllt die Anforderungen nicht.  

An den geltenden Übergangsregelungen ändert sich vorerst nichts: Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen noch mit Zustimmung des Rechnungsempfängers PDF- oder Papierrechnungen versenden. Für Kleinunternehmer mit einem Jahresumsatz bis 800.000 Euro gilt eine verlängerte Frist bis Ende 2027.  

Was Sie auch interessieren könnte: 

• Problem bei E-Rechnungen: Warum bei ZUGFeRD-Rechnungen nur der XML-Datensatz zählt
• E-Rechnungspflicht für Vermieter:innen ab dem 01.01.2025: Was Sie jetzt wissen und vorbereiten müssen

Rechtsfolgen: Unterscheiden sich Formatfehler von inhaltlichen Fehlern bei E-Rechnungen 

Einer der wichtigsten Punkte im neuen Entwurf ist die klare Unterscheidung zwischen Formatfehlern und inhaltlichen Fehlern. Formatfehler – etwa ein beschädigtes XML-Dokument – führen nicht automatisch zum Verlust des Vorsteuerabzugs. In solchen Fällen gilt das Dokument als „sonstige Rechnung“, was zumindest während der Übergangsfrist rechtlich abgesichert ist.  

Anders sieht es bei inhaltlichen Fehlern aus: Wenn Pflichtangaben fehlen oder falsch sind, gilt die E-Rechnung nicht als ordnungsgemäß. Der Vorsteuerabzug ist dann ausgeschlossen – unabhängig davon, ob das Format technisch korrekt war. Diese Differenzierung bietet Unternehmen mehr Rechtssicherheit und hilft, unnötige Risiken zu vermeiden.  

Wichtig ist dabei zu erwähnen, dass Pflichtangaben weder durch Verweise noch durch Links ersetzt werden dürfen, sondern müssen im strukturierten Datensatz selbst mit aufgeführt sein. 

Was gilt für die Empfangspflicht von elektronischen Rechnungen? 

Bereits seit dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Die technischen Anforderungen sind niedrig: Ein empfangsbereites E-Mail-Postfach reicht aus. Eine ausdrückliche Zustimmung des Empfängers ist nicht erforderlich. Das bedeutet: Unternehmen müssen organisatorisch und technisch so aufgestellt sein, dass sie E-Rechnungen korrekt entgegennehmen und verarbeiten können.  

Wie der Entwurf die Archivierung der E-Rechnung konkretisiert?   

Der neue Entwurf geht auch auf die Archivierungspflicht ein. Zwar bestand schon zuvor die Verpflichtung zur Aufbewahrung über mindestens acht Jahre – nun wird jedoch konkretisiert, dass der strukturierte Datensatz (also z. B. die XML-Datei) in seiner Originalform gespeichert werden muss. Eine revisionssichere Ablage gemäß GoBD genügt, sofern dabei Echtheit, Unversehrtheit und maschinelle Lesbarkeit gewahrt bleiben.  

Digitale Rechnungen: Was ist bei Dauerschuldverhältnissen zu beachten? 

Für Gutschriften und Rechnungen im Rahmen von Dauerschuldverhältnissen enthält der Entwurf weitere praxisnahe Hinweise. So genügt bei Dauerverträgen eine einmalige strukturierte Rechnung zu Beginn – spätere periodische Wiederholungen sind nicht erforderlich.  

Bei Änderungen des Leistungsumfangs hingegen ist eine neue E-Rechnung nötig. Minderungen (etwa Rabatte) müssen nicht zwingend zu einer neuen Rechnung führen, wenn sie nach § 17 UStG behandelt werden können. 

Was gilt bei Verstößen gegen die E-Rechnungspflicht?  

Deutlich wird der Entwurf bei Verstößen: Anders als im Oktober-Schreiben verweist das BMF nun ausdrücklich auf mögliche Bußgelder nach § 370 AO. Unternehmen sollten ihre Prozesse also nicht nur steuerlich, sondern auch rechtlich absichern.  

Positiv hervorzuheben ist, dass der Entwurf erstmals auch eine Vertrauensschutzregel einführt: Der Rechnungsempfänger darf auf die Unternehmereigenschaft des Ausstellers vertrauen. Es besteht also keine Pflicht, diese vor jedem Vorsteuerabzug einzeln zu prüfen.  

Bringt der Entwurf Klarheit? Unsere Einschätzung 

Ja, der neue BMF-Entwurf vom 25. Juni 2025 bringt wertvolle Klarstellungen für die Praxis. Für Unternehmen bedeutet das: Die grundlegenden Anforderungen bleiben bestehen – die Pflicht zur strukturierten E-Rechnung ab 2025 ist nicht aufgehoben. Aber die nun vorliegende Präzisierung gibt Antworten auf offene Fragen, schafft Rechtssicherheit und lässt Spielraum für pragmatische Lösungen.  

Wer sich bisher noch auf die Übergangsfristen verlässt, sollte spätestens jetzt mit der technischen Umsetzung beginnen. Besonders wichtig: Die klare Trennung zwischen Format- und Inhaltsfehlern, die korrekte Archivierung und die bewusste Entscheidung über die Nutzung hybrider Formate.  

Haben Sie Fragen zum Thema E-Rechnung? Unser Steuerberater Lars Rinkewitz unterstützt Sie bei Ihren Anliegen. Nehmen Sie einfach Kontakt auf.